- Startsida
- | Politik & organisation
- | Ärenden och handlingar
- | Ett ärendes gång
Ett ärendes gång
Ärendehanteringen regleras av kommunallagen. Ärendet ankomststämplas och diarieförs. I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.
Postöppning/Inkommen handling
Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, kommuninvånare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.
Registrering/Diarieföring
All inkommen post diarieförs eller registreras på annat sätt (om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, exempelvis om det rör sig om reklam, kursinbjudningar med mera). All inkommen post ankomststämplas med dagens datum och diarieförda ärenden får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet.
Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, aktanteckningar, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.
Handläggare
Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.
Beredning
Innan ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det beredas (förberedas). Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, ta kontakt med den person som lämnade in ärendet, ta fram en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Beredningens omfattning beror på typen av ärende. Vissa ärenden tar mindre tid att bereda, medan andra ärenden kräver mer tid och resurser.
Delegation
Delegation är ett uppdrag att på styrelsens/nämndens vägnar besluta i vissa ärenden. Ett sådant uppdrag kan lämnas till:
- en grupp av ledamöter eller ersättare
- en ledamot eller en ersättare
- en tjänsteman
Delegationsbeslut är jämställda med en nämnds beslut. Det är därför viktigt att även delegationsbeslut protokollförs eller redovisas på annat lämpligt sätt och att de är formellt korrekta.
Remiss/Yttrande
Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning.
Kallelse/Föredragningslista/Sammanträde
Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.
Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden. Kallelse/föredragningslista och handlingar till sammanträden får ledamöterna i god tid före sammanträdet.
Kallelse, ärendelista och kompletta handlingar finns tillgängligt på www.gotene.se/handlingar. Kallelse, ärendelista och handlingar kan också hämtas/skrivas ut Medborgarkontoret i Centrumhuset.
Politisk behandling - Sammanträden
Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör Götene kommun. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.
Protokoll
Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat.
Efter justeringen görs protokollet tillgängligt på www.gotene.se/handlingar. Kallelse, ärendelista och handlingar kan också hämtas/skrivas ut på Medborgarkontoret i Centrumhuset.
Beslutsexpediering
Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet.
Anslag av protokoll
Efter justering anslås protokollet på kommunens anslagstavla vid Medborgarkontoret i Centrumhuset.
Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget skall ligga ute i minst tre veckor, den tid som kommuninvånarna har att överklaga.
Varje medlem av en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.
Kommunala beslut överklagas genom Laglighetsprövning eller Förvaltningsbesvär.
Den prövande instansen - länsrätten - kan bara bifalla eller upphäva överklagandet vid laglighetsprövning. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap. kommunallagen.
Ärenden som behandlas som förvaltningsbesvär kan däremot prövas utifrån lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/honom emot.
Arkiv
När ärendet är slutbehandlat arkiveras det så att det ska bli lätt att hitta. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Så här uttrycks det i arkivlagen:
"En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."
Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
- forskningens behov